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Cotización e IRPF de las dietas de conductores

Cotización e IRPF dietas de conductores

Es habitual que muchos conductores prefieran comer y dormir en el camión y reservarse las dietas como si fuesen una parte más de su retribución. En estos casos se plantea la cuestión: ¿Qué ocurre con la cotización e IRPF de las dietas de conductores, si no se aporta la correspondiente justificación del gasto (factura o equivalente)?

Si no se genera el gasto en un establecimiento de la hostelería (restaurante, hotel en caso de pernocta, etc), en principio podría considerarse que no puede considerarse un suplido como tal y por tanto, debe cotizar y debe tributar por IRPF, siendo el empresario el obligado en ambos casos.

A esta cuestión vamos a dedicar el presente artículo.

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Qué se considera dieta

Primero vamos a delimitar el concepto de dieta. En el transporte por carretera, vamos a referirnos como tal a las estancias y la manutención, que es a lo que va dedicado este artículo, en especial, a las dietas de conductores, que son trabajadores móviles con un régimen peculiar, diferente de otros profesionales.

Para mayor precisión, en principio nos referiríamos a dietas como los gastos realizados en establecimientos de hostelería: restaurantes para desayunos, comidas y cenas, y hoteles o similares, para pernocta fuera de casa, en municipio distinto al de residencia.

Aunque como hemos anticipado, en el sector del transporte muchos trabajadores prefieren dormir y comer en el camión, luego, cobrar las dietas que marque el convenio colectivo, sin aportar un documento justificante del gasto.

Dietas en los convenios colectivos

Los convenios colectivos del sector del transporte, tanto a nivel provincial como superior, suelen regular las dietas, algo que no pasa desapercibido en estos Convenios, dadas las características del gremio en cuestión.

Suelen regularse distintas dietas para viajes nacionales y viajes en el extranjero.

También es habitual que las dietas se dividan dependiendo de la duración del viaje, destinando un porcentaje del total al desayuno, otro a la comida, otro a la cena y otro a la cama o pernocta.

El Acuerdo Estatal para empresas de transporte de mercancías por carretera dispuso que «Salvo que los convenios colectivos dispongan otra cosa, el almuerzo representará un 35 por 100 del importe de la dieta; la cena un 25 por 100; la pernoctación un 30 por 100; y el desayuno un 10 por 100».

Dicho esto, veamos a continuación qué ocurre con la cotización e IRPF de las dietas de los conductores.

Retención por IRPF de la dieta

Pasamos a valorar si en la nómina, el concepto de dieta, cuando no esté justificada por una factura o documento equivalente, debe estar sujeto a una retención por el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas, que sería a cargo del trabajador, pero el obligado a practicarla, debería ser el empresario.

En este sentido, nos dirigimos al Reglamento del Impuesto (RIPRF), el RD 439/2007.

Según este Reglamento y para el caso concreto y específico del IRPF de la dietas de conductores de vehículos (y no otros profesionales), parece claro que la pernocta está exenta de IRPF, aunque no se justifique, con el límite de 15 euros si es en territorio nacional y de 25 euros si es en el extranjero.

Así lo estipula el art. 9.3 RIRPR, cuyo tenor literal dispone lo siguiente:

“En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero”.

Sin embargo, la manutención no establece la misma excepción, al menos en su tenor literal, no se lee claramente en el propio texto, por lo que podría generar duda.

“Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero”

“2.º Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente”

Finalmente, el apartado del artículo termina indicando:

“A los efectos indicados en los párrafos anteriores, el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.

Este párrafo es especialmente importante, porque exige acreditar el día y lugar del desplazamiento. También exige acreditar su razón y motivo. Todo lo cual puede hacerse con la información del tacógrafo.

Sin embargo, no exige literalmente demostrar el gasto efectuado mediante una factura o documento equivalente.

Consulta vinculante de la Dirección General Tributaria

A fin de resolver esta cuestión, se planteó consulta a la Dirección General Tributaria, a fin de discernir si era condición precisa e inexorable aportar una prueba documental del gasto (factura o equivalente).

En este enlace puede leerse la consulta completa.

El caso tratado era idéntico al expuesto en el encabezado de este artículo: conductores que prefieren dormir y comer en el camión, cobrando igualmente la dieta, y el tema de debate era la exención o no del impuesto del IRPF, aunque no tuviesen factura ni documento equivalente.

La Dirección General Tributaria respondió concretamente lo siguiente:

  1. Si se corresponde a desplazamientos a territorio extranjero: por gastos de manutención la cuantía de 91,35 euros diarios, y por gastos de estancia 25 euros diarios. Por tanto, el total de la cuantía exenta de gravamen sería en este caso 116,35 euros diarios sin necesidad de justificación documental alguna en cuanto a su importe, y no siendo necesario que estos gastos se realicen en establecimientos de hostelería, sino simplemente el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o,

  2. Si se corresponde a desplazamientos dentro del territorio español: por gastos de manutención la cuantía de 53,34 euros diarios, y por gastos de estancia 15 euros diarios. Por tanto, el total de la cuantía exenta de gravamen sería en este caso 68,34 euros diarios sin necesidad de justificación documental alguna en cuanto a su importe, y no siendo necesario que estos gastos se realicen en establecimientos de hostelería, sino simplemente el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o

Cotización de la dieta

Quedando claro lo referente a la retención por IRPF de la dieta del conductor o conductor mecánico, veamos qué ocurre con idéntico concepto a efectos de cotización: ¿Debe integrarse en la base de cotización o queda excluida?.

Hay que recordar que este artículo se refiere a las dietas que no están avaladas por una factura o prueba documental que justifique el gasto que pretende suplirse por la empresa.

Y recordando también, que esté artículo está referido a la cotización e IRPF de las dietas de conductores, y no de otros profesionales.

Reglamento sobre cotización y liquidación

La fuente jurídica para valorar esta cuestión sería el Real Decreto 2064/1995, sobre Cotización y Liquidación de otros Derechos de la Seguridad Social.

El art. 23.2 a) del citado Real Decreto contempla los supuestos en los que las dietas: gastos de estancia y manutención, no se computan a efectos de base de cotización.

La norma es que están excluidas las dietas de la base de cotización, cuando lo estén de IRPF según el RIPRF comentado en el apartado anterior. 

Concretamente, el tenor literal del citado artículo excluye aquellas «cuando los mismos se hallen exceptuados de gravamen conforme a los apartados 3, 4, 5 y 6 del artículo 9.A) del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por el Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo».

Y de aquí ya cabe concluir que estos conceptos quedarían excluidos en la misma medida que lo estén de IRPF, y por los mismos conceptos y cuantía.

Doctrina del Tribunal Supremo en cuanto a exclusión de la base de cotización de las dietas

Una relativamente reciente Sentencia del Tribunal Supremo de 2020 analizaba el supuesto de las dietas de conductores, tras un recurso presentado por la Tesorería General de la Seguridad Social. Llegando a la siguiente conclusión:

TS, Sala Tercera, de lo Contencioso-Administrativo, Sec. 4.ª, 1716/2020, de 14 de diciembre

En efecto, en aquel caso se trataba de una empresa dedicada al transporte de mercancías dentro y fuera de la provincia de Málaga y respecto de la justificación documental de los concretos gastos de manutención y estancia de los conductores, añadía que «consta la realidad del servicio» luego «va de suyo que tenga que realizarse gastos de manutención y estancia, no puede negarse la realidad de la dieta» para concluir que es innecesario justificar las cuantías que no excedan de las previstas en el Reglamento del IRPF como exentas de justificación.

Por tanto de ese leve inciso -«consta la realidad del servicio»- se deduce que la sentencia ahora impugnada al reproducir sin más aquella otra suya, viene a exigir que la demandante y ahora recurrida, como empresa de transportes, deba justificar que las dietas pagadas se corresponden con un servicio de transporte real, cierto, siendo cuestión distinta ya -no objeto de esta casación- la exigencia o no de justificación atendiendo a la cuantía de la dieta percibida.

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La empresa no paga las dietas

Cuando la empresa viene obligada por convenio a satisfacer las dietas a sus conductores, y no lo hace, su reclamación es posible siempre antes de un año, que es el plazo general de prescripción para reclamar cantidades al empresario.

La cuestión se resuelve mediante una demanda en el Juzgado Social, bien del domicilio del demandante, al tratarse de un trabajador móvil o bien de la sede de la empresa o lugar de centro de trabajo, por ser la regla general. Previamente, se intenta un acto de conciliación.