Cada día es más frecuente que las empresas establezcan limitaciones o prohibiciones de uso de teléfonos móviles o del ordenador de la empresa. Es de lógica preocupación para las empresas, que los trabajadores dediquen durante su jornada, más tiempo del aceptable en la navegación por los mundos de internet.
En la parte final de este artículo, voy a compartir un modelo de política de uso de equipos informáticos en el trabajo.
Antes de compartir el modelo, voy a hacer una serie de explicaciones de alto interés tanto para empresas como para trabajadores, en relación con la limitación, prohibición, comunicación, amonestación y sanción en caso de incumplimiento.
Usar el ordenador para fines personales
Podría parecer un acto insignificante acceder al correo electrónico personal o a una red social desde el ordenador propiedad de la empresa.
Ninguna ley lo impide, por tanto, no es una conducta prohibida. Sin embargo, el empresario, dentro de su facultad de organización, puede prohibirlo.
Hay que tener en cuenta una premisa, el ordenador es propiedad de la empresa y se ha facilitado al trabajador para desempeñar sus funciones laborales, no para uso personal.
Prohibición de usar el ordenador para fines personales
El empresario tiene la facultad de permitir, limitar o prohibir el uso del ordenador para fines personales: enviar emails, navegar por internet, entrar en redes sociales, descargar archivos, etc.
Ahora bien, debe comunicarlo por escrito al trabajador. Si no lo comunica, se entiende permitido, siempre que se haga un buen uso, y no se abuse o se haga un uso ilícito o dañino.
Más adelante, comparto el escrito modelo para hacerlo correctamente.
Usar el teléfono móvil en horas de trabajo
El teléfono de empresa, está sujeto a la misma regulación que el ordenador.
Cuestión distinta es el uso del teléfono móvil propiedad del trabajador. En esta ocasión, se trata de un bien propiedad del trabajador, por lo que prohibir el uso del mismo puede parecer invasivo, más aún teniendo en cuenta lo conectados que estamos a estos dispositivos para absolutamente todo: comunicaciones, acceso a información, utilidades importantes como la banca online, etc.
Sin embargo, esta prohibición es posible, y de hecho, aunque el Estatuto de los Trabajadores no dice nada al respecto, tanto los convenios colectivos como nuestros Juzgados y Tribunales, avalan la prohibición expresa.
Lo que está prohibido, como veremos más adelante, es el registro del teléfono móvil del trabajador, sin el consentimiento de éste.
Prohibición de usar el teléfono móvil en el trabajo
Muchas empresas ven en el teléfono móvil un peligro de distracción para el trabajador que puede perjudicar su productividad y el cumplimiento de sus obligaciones laborales.
Por este motivo, haciendo uso de su facultad de organización en el trabajo, la empresa puede prohibir el uso del teléfono móvil en horas de trabajo.
Si bien, esta prohibición debe ser expresa, no puede sobrentenderse. En caso de no prohibirse expresamente, debe considerarse permitido su uso, eso sí, siempre con moderación; sin hacer un uso abusivo que pueda suponer la desatención de las obligaciones laborales.
Enlazo una sentencia valida la prohibición de utilizar el teléfono móvil y justifica un despido por indisciplina y desobediencia y transgresión de la buena fe (tras dos suspensiones de empleo y sueldo, todo sea dicho).
Despido por usar el teléfono móvil o internet
Algunos convenios, como por ejemplo, el Convenio para el sector de la Industria Química, contemplan como falta disciplinaria «incumplir la prohibición expresa de utilizar dispositivos móviles».
Por tanto, siempre que la prohibición sea expresa, debe acatarse por el trabajador. Caso contrario, podría incurrirse en una falta disciplinaria de desobediencia.
Prohibición expresa de uso de teléfono y ordenador para fines personales
Llegados a este punto, ha quedado claro que la empresa puede establecer una política de uso del teléfono y el ordenador en el trabajo. Si bien, desde la entrada en vigor de la Ley 3/2018 de Protección de Datos, se ha protegido el derecho de los trabajadores a unos estándares mínimos de intimidad, quedando prohibidos programas espía, sistemas de geolocalización, etc.
La prohibición o regulación, debe comunicarse por escrito, lo cual le facilitará posteriormente el registro del ordenador y su sanción o despido en caso de incumplimiento.
El contenido de este escrito debe indicar:
- Dispositivos prohibidos y permitidos.
- Usos prohibidos y usos permitidos.
- Limitaciones en el uso.
- Medidas de control empresarial (registros).
- Excepciones.
- Amonestaciones y sanciones en caso de incumplimiento.
- Normativa aplicable.
- No discriminación en la aplicación de la política de dispositivos digitales.
Escrito modelo de política de uso de dispositivos digitales en la empresa
Registro del ordenador
Una vez comunicado un escrito como el anterior, la empresa tiene derecho a la vigilancia y control de la actividad que realizan los trabajadores con el ordenador.
En este punto, existe debate sobre si los registros del ordenador del trabajador podrían perjudicar su derecho a la intimidad.
No invaden la intimidad del trabajador estos registros, cuando previamente se le ha comunicado un escrito como el anterior, prohibiendo todo uso personal del equipo informático, y con la advertencia de que pueden llevarse a cabo estos registros.
Si no se comunicase esta política al trabajador o se comunicase pero se permitiese el uso personal, el registro debería limitarse, pues en ningún caso podría descubrirse la navegación del trabajador por internet, el contenido del correo electrónico, o los archivos que descarga el trabajador.
Cuando se permite el uso para fines personales de equipos informáticos, ese uso personal que le da el trabajador, genera una esfera de intimidad que debe respetarse, salvo que el propio trabajador sea quien autorice el registro.
No debe olvidarse, que el derecho a la intimidad tiene un rango fundamental (art. 18 de la Constitución). Es un tema ciertamente complejo, pues en caso de descubrirse una actividad ilícita por parte del trabajador, si se ha vulnerado el derecho a su intimidad, no se le podría sancionar ni despedir, pues ese registro sería una prueba nula, que invalidaría la sanción o despido disciplinario, sin importar lo grave que fuese la falta del trabajador.
Registro del teléfono móvil del trabajador
Estos registros están prohibidos. En cualquier caso, se necesita el consentimiento del trabajador, por tanto, no es posible incluirlo en la política de uso de dispositivos digitales.
El empresario puede prohibir el uso del teléfono móvil durante la jornada de trabajo, pero no puede registrar el mismo si el trabajador no lo consiente.
Por tanto, para sancionar o despedir al trabajador por usar el teléfono durante horas de trabajo, deberá valerse de otros medios de prueba.
